Cómo crear una respuesta automática en tu correo【Guía】

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En nuestra vida digital actual, el correo electrónico desempeña un papel fundamental en nuestra comunicación. Sin embargo, hay momentos en los que no podemos estar disponibles para responder a los mensajes de inmediato. Es ahí donde entra en juego la respuesta automática, una herramienta que nos permite comunicarnos con quienes nos escriben, incluso cuando no estamos presentes físicamente en nuestro buzón de correo. En este artículo, aprenderemos cómo configurar una respuesta automática en tu correo y exploraremos las diferentes opciones disponibles para lograrlo.

Configurar respuestas automáticas en el correo: cómo hacerlo si te vas de vacaciones

TABLA DE CONTENIDOS

Cuándo configurar una respuesta automática en tu correo
Qué debe tener una respuesta automática
Respuesta automática desde Plesk
Respuesta automática desde Outlook
Respuesta automática desde Thunderbird
Respuesta automática desde Gmail

Cuándo configurar una respuesta automática en tu correo

Existen varias situaciones en las que configurar una respuesta automática puede ser útil y conveniente.

Vacaciones: Cuando te encuentres disfrutando de un merecido descanso y no puedas atender tus correos electrónicos de manera regular, una respuesta automática puede informar a los remitentes que estás ausente y cuándo pueden esperar una respuesta.
Ausencia temporal: Si te vas de viaje de negocios, estás participando en una conferencia o simplemente tienes un compromiso que te mantendrá alejado de tu bandeja de entrada, configurar una respuesta automática te permitirá mantener informados a tus contactos y evitará que se preocupen por tu falta de respuesta.
Cambio de puesto o trabajo: Si has cambiado de puesto en tu empresa o te has unido a una nueva organización, puedes utilizar una respuesta automática para notificar a tus contactos anteriores sobre tu nueva dirección de correo electrónico o tu ausencia temporal mientras te familiarizas con tu nueva posición.

Qué debe tener una respuesta automática

Al configurar una respuesta automática, es importante incluir ciertos elementos para garantizar una comunicación clara y efectiva.

Saludo: Empieza tu respuesta automática con un saludo amigable y personalizado. Esto establecerá una conexión cercana con el remitente y les hará sentir que su mensaje ha sido recibido.
Agradecimiento: Agradece al remitente por su correo electrónico y muestra tu aprecio por su tiempo y esfuerzo al escribirte.
Notificación de ausencia: Informa al remitente que estás temporalmente fuera de la oficina o que no puedes responder de inmediato debido a otras circunstancias. Especifica la duración de tu ausencia o cuándo podrán esperar una respuesta más detallada.
Contacto alternativo: Si es necesario y aplicable, proporciona información de contacto alternativa para que el remitente pueda comunicarse con alguien más en caso de urgencia o si su asunto requiere atención inmediata.
Mensaje personalizado opcional: Si deseas agregar un toque personal a tu respuesta automática, puedes incluir un mensaje opcional para explicar brevemente la razón de tu ausencia o cualquier otro detalle que consideres relevante.
Despedida: Finaliza tu respuesta automática con una despedida cordial y un saludo que refuerce tu aprecio por el remitente.

Respuesta automática desde Plesk

Si tienes contratado un hosting web con nosotros, debes saber que puedes configurar una respuesta automática a tus correos directamente desde el panel de control Plesk.

Para ello, deberás acceder al Panel Plesk y hacer clic en el menú en la opción Correo. Haz clic en la dirección de correo electrónico donde quieres configurar la respuesta automática. Y después en la pestaña Respuesta automática. Allí podrás establecer el asunto y texto del email de respuesta, y cuándo deseas que esa respuesta automática termine.

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Respuesta automática desde Outlook

Outlook, una de las plataformas de correo electrónico más populares, ofrece una opción para configurar respuestas automáticas de manera sencilla y puedes configurar tu cuenta de correo en esta aplicación. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

Abre Outlook y haz clic en "Configuración" (la rueda dentada) en la barra de menú superior y después en Ver toda la configuración de Outlook.
Selecciona "Respuestas automáticas" en el panel de opciones.
En la ventana emergente, activa la opción "Enviar respuestas automáticas".
Configura la fecha y hora de inicio y finalización de tu respuesta automática.
Personaliza el mensaje de respuesta automática según los elementos mencionados anteriormente.
Guarda los cambios y cierra la ventana de opciones.

Respuesta automática desde Thunderbird

Thunderbird es otro cliente de correo electrónico popular que también ofrece la capacidad de configurar respuestas automáticas. Es gratuito y puedes descargarlo desde aquí. A continuación, se detallan los pasos para hacerlo:

Abre Thunderbird y redacta el correo electrónico que quieres que se muestre de respuesta mientras estés de vacaciones, y después dale a Guardar como > Plantilla.
Selecciona en el menú hamburguesa, la opción Herramientas y después Filtros de mensaje
Crea un filtro llamado Vacaciones y en la parte inferior selecciona “Responder con plantilla” y elige la plantilla que has seleccionado. Después dale a Aceptar.
Selecciona el filtro y dale a Ejecutar ahora.

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Respuesta automática desde Gmail

Si utilizas Gmail como tu proveedor de correo electrónico, también puedes configurar una respuesta automática. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

Abre Gmail en tu navegador y haz clic en el icono de la rueda dentada en la esquina superior derecha.
En el menú desplegable, selecciona "Ver todos los ajustes”.
En la pestaña General, desplázate hacia abajo hasta la sección "Respuesta automática".
Activa la opción "Respuesta automática activa".
Personaliza el mensaje de respuesta automático siguiendo las pautas mencionadas anteriormente.
Establece la fecha y finalización de tu respuesta automática.
Guarda los cambios y cierra la ventana de configuración.

Ejemplos prácticos de respuestas automáticas en tu correo

Las respuestas automáticas son útiles en muchas situaciones: vacaciones, atención al cliente, cambios de puesto, o simplemente para gestionar mejor el tiempo. Aquí tienes ejemplos prácticos listos para copiar y pegar según tu necesidad. Solo cambia los datos según tu caso y ¡listo!

Respuesta automática para vacaciones

Asunto: Estoy fuera de la oficina, vuelvo pronto

¡Hola!

Gracias por tu mensaje. Actualmente estoy de vacaciones y no tendré acceso al correo electrónico hasta el [fecha de regreso].

Si tu consulta es urgente, puedes contactar con [nombre del contacto] en [correo o teléfono].

Responderé a tu mensaje lo antes posible tras mi regreso.

¡Nos vemos pronto!

[Tu nombre]

Respuesta automática para ausencia temporal (viaje de trabajo, conferencias, etc.)

Asunto: Estoy fuera, pero te responderé pronto

¡Hola!

En este momento estoy fuera de la oficina por [motivo: viaje de trabajo, evento, formación…] hasta el [fecha de regreso].

Durante este tiempo, mi acceso al correo será limitado, pero responderé en cuanto pueda. Si es un asunto urgente, por favor contacta con [nombre del contacto] en [correo/teléfono].

Gracias por tu paciencia.

[Tu nombre]

Respuesta automática por cambio de puesto o empresa

Asunto: He cambiado de puesto, pero aquí tienes a quién contactar

Hola,

Gracias por tu mensaje. Quería informarte que ya no ocupo el puesto de [tu antiguo puesto] en [empresa]. A partir de ahora, puedes contactar con [nombre del nuevo responsable] en [correo/teléfono].

Si me escribes por un tema personal, puedes localizarme en [tu nuevo correo, si aplica].

¡Saludos y gracias!

[Tu nombre]

Respuesta automática para atención al cliente fuera de horario

Asunto: Hemos recibido tu mensaje

¡Hola!

Gracias por contactarnos. Nuestro horario de atención es de [horario laboral] de lunes a viernes.

Hemos recibido tu mensaje y te responderemos lo antes posible dentro de nuestro horario. Si es algo urgente, puedes llamarnos al [número de teléfono].

¡Gracias por tu paciencia!

[Nombre de la empresa o tu nombre]

Respuesta automática para freelancers y autónomos

Asunto: He recibido tu correo y te responderé pronto

¡Hola!

Gracias por tu mensaje. Actualmente estoy trabajando en otros proyectos y responderé en un plazo de [número de horas/días].

Si necesitas algo urgente, por favor, indícalo en el asunto del correo para priorizarlo.

¡Gracias por tu paciencia!

[Tu nombre]

Respuesta automática bilingüe (para negocios internacionales)

Asunto: Out of office / Fuera de la oficina

[Español] Gracias por tu mensaje. Actualmente no estoy disponible y responderé a partir del [fecha de regreso]. Si necesitas ayuda urgente, por favor contacta con [nombre del contacto] en [correo/teléfono].

[English] Thank you for your message. I am currently out of the office and will be back on [return date]. If you need urgent assistance, please contact [contact name] at [email/phone].

Best regards, [Tu nombre]

Conclusión

La configuración de una respuesta automática en tu correo electrónico es una herramienta útil para mantener una comunicación efectiva y evitar malentendidos con tus contactos mientras estás ausente o no puedes responder de inmediato. Ya sea que utilices Outlook, Thunderbird o Gmail, el proceso de configuración es relativamente sencillo y te permite personalizar el mensaje según tus necesidades. Aprovecha esta función para mantener informados a tus contactos y garantizar que recibirán una respuesta adecuada y oportuna, incluso cuando no estés disponible.